Schrijven wat we doen.
Handboeken, procedures, werkinstructies. Het brein van het veiligheid managementsysteem.
Dit is wat wij de bovenkant van het VMS noemen. Het is het gedeelte van het beheersysteem dat het minste aantal medewerkers gebruikt, en waar (na initieel opstellen van de documenten) het minste mee gebeurt.
Het is meestal de verantwoordelijkheid van de QHSE/KAM manager en/of coördinator. Het is vaak een complex systeem van documenten, met complexe document coderingen, waar te weinig mensen interesse in hebben, en dus iets van snappen.
Het is echter (volgens de overheid) het belangrijkste stukje van het beheersysteem. Het is de start van je PDCA cirkel.
Je wilt/moet als bedrijf een stuk document-en-versiebeheer borgen, maar dit lukt eigenlijk alleen gedurende de rustige periodes. Zodra het druk wordt, of mensen wegvallen, brokkelt de robuustheid van dit systeem af.
Doen wat we schrijven.
Formulieren, controlerondes, registratieformulieren. De benen van je VBS
De onderkant van het beheersysteem. Veruit de meeste mensen in het bedrijf hebben hier een rol in. Hier wordt de data verzameld. Het net opgehaald. Door de mensen die dit moeten doen, worden de meters gemaakt.
Frontdesk geeft werkvergunningen uit, QHSE stelt TRA’s en MOC’s op en HR vult in/uit dienst lijsten in.
Medewerkers lopen brand-en-sluitrondes, stellen extra-werk-lijsten op, vullen (bijna)ongeval-formulieren in en vullen heftruck-controle-formulieren in.
Het zijn formulieren (in Excel of Word) die vaak op een klapper ingevuld worden. De medewerker krijgt een formulier (of moet hem ophalen in een bakje bij de team-lead).
Die hij met potlood of pen, zo goed als mogelijk (onleesbaar dus) invult en (meestal) weer netjes terug inlevert.
Deze worden in verschillende multomappen op verschillende afdelingen gestopt. Informatie hiervan wordt in Excel files op de L-Drive gezet.
Dit gedeelte loopt meestal wel goed door. Het invullen van dit soort lijsten wordt in de inwerkperiode wel meegenomen.
Iedereen (en de QHSE manager voorop) weet echter ook wel dat er van allerlei formulieren niet (op tijd) ingevuld zijn. Het is inderdaad een groot net, waar regelmatig visjes doorheen vallen.
Weten wat we doen.
Dashboarding, procesflows, KPI’s. De ogen van het VBS
Het midden van de PDCA cirkel.
Iedereen wil meer overzicht. Van team-leads tot C-level. Van externe consultant/auditor tot DGA/RVC.
Teamleads en kader kijkt 1x per niet vaak genoeg naar de resultaten.
Maar die resultaten komen uit Excel files, met inconsistente masterdata, uit macro’s die niet lekker draaien, of komen uit het financiële of ERP systeem, dat niet gespecialiseerd is in safety performance indicators.
Ook de business controllers en analisten weten niet voldoende van veiligheid, en die zijn sowieso te druk met de QBR.
DG-360 is het hart en de levensader die brein, ogen en benen voorziet van alles wat nodig is.
DG-360 is een intuïtief modulair systeem dat de PDCA cirkel rond laat draaien en proactief signalen geeft als er iets fout dreigt te gaan.
DG-360 genereert overzicht van zowel de bovenkant als de onderkant van het beheersysteem. Het laat zien welke teams of sites achterlopen, welke documenten er ontbreken en waar wetswijzigingen impact hebben op het systeem.
Dg-360 legt de zwakke plekken bloot voordat de overheid deze bloot legt, laat het bedrijf in een virtuoze cirkel terecht komen in plaats van in een zaagtand model te blijven steken en laat een bedrijf échte stappen op de veiligheidscultuurladder maken, en dat allemaal tegen overzichtelijke kosten.
Neem contact met ons op en wij beantwoorden al je vragen.